Droitpharma.fr / Dispensation / Dispensation avec ordonnance / Exécution de l’ordonnance / Inscription ou enregistrement à l’ordonnancier

Est toujours utilisable le classique livre registre d'ordonnances rempli manuellement (Art.R.5125-45 CSP). Il est coté, paraphé préalablement à son utilisation par le commissaire de police ou le maire, formalité qui permet d'authentifier le nombre de pages de cet ordonnancier et sa date de présentation aux autorités précitées.

Il est également possible d'avoir recours à tout système approprié d'enregistrement, couramment appelé ordonnancier informatique approuvé par le ministre chargé de la Santé. Ces systèmes d'enregistrement permettent une édition immédiate à la demande de toute autorité de contrôle des mentions prévues, chaque page éditée comportant le nom et l'adresse de l'officine. En outre, ces systèmes ne permettent aucune modification des données après validation de leur enregistrement (Art. R.5132-9 CSP).

Remarque : Il n'est évidemment plus question d'apposition d'un paraphe pour l'ordonnancier informatisé. En revanche, son utilisation implique une déclaration à la Commission Nationale Informatique et Liberté CNIL (149).

Les registres, les enregistrements ainsi que les éditions de ces enregistrements par périodes maximales d'un mois sont conservés pendant une durée de dix ans à compter de la dernière inscription qui y figure et sont tenus à la disposition des autorités de contrôle pendant la durée prescrite (Art. R.5132-10 CSP).

Toutes les préparations magistrales (Art.R.5125-45 CSP) ;
La dispensation de produits relevant de la réglementation des substances vénéneuses (Art. R.5132-9 CSP) ;
La vente en nature d'essence pouvant servir à la fabrication de boissons alcoolisées (Art. L.3322-5 CSP).

Les transcriptions ou enregistrements comportent pour chaque produit un numéro d'ordre différent et mentionnent (Art. R.5132-10 CSP) :

Le nom et l'adresse du prescripteur ou de l'auteur de la commande et, selon le cas :
Le nom et l'adresse du malade ;
Le nom et l'adresse du détenteur du ou des animaux ;
La mention « Usage professionnel » s'il y'a lieu ;
La date de dispensation ;
La dénomination ou la formule du médicament ou de la préparation ;
Les quantités délivrées ;
Pour un médicament classé dans la catégorie des médicaments à Prescription Hospitalière PH ou dans celle des médicaments à Prescription Initiale Hospitalière PIH, le nom de l'établissement ou du service de santé et le nom du prescripteur ayant effectué la prescription ou la prescription initiale ;
Pour un médicament classé dans la catégorie des médicaments à Prescription Réservée à certains médecins Spécialistes PRS, la spécialité du prescripteur (Art. R.5121-91 CSP).

L'enregistrement informatique est une procédure exclue dans le cas des ordonnances prescrivant des préparations magistrales (Art.R.5125-45 CSP) d'où la nécessité de conserver un registre manuel à l'officine.

En outre, l'exécution des ordonnances comportant des médicaments classés comme stupéfiants ou soumis à la réglementation des stupéfiants fait l'objet d'une transcription sur un registre spécifique ou d'un enregistrement permettant une édition spécifique (Art. R.5132-34 CSP). Doivent en plus des mentions précédentes être indiqués (Art. R.5132-35 CSP) :

Le nom et l'adresse du porteur de l'ordonnance, lorsque celui-ci n'est pas le malade ;
Les références de la pièce d'identité demandée, si le porteur de l'ordonnance est inconnu du pharmacien.

Nécessité de présentation d'une ordonnance et obligation d'inscription à l'ordonnancier ne vont pas toujours de paire : cette dernière formalité n'est pas exigée notamment lors de la vente des Dispositifs Intra-Utérins, de seringues ou aiguilles pour injections parentérales à un mineur etc. Pour autant, il ne semble pas interdit au pharmacien de procéder à cette inscription s'il le désire.
Vérification d'identité : Le CSP n'envisage cette formalité que dans la dispensation des stupéfiants, lorsque le porteur de l'ordonnance n’est pas le patient et est inconnu du pharmacien.

Les mentions requises doivent être transcrites à l'encre aussitôt, sans blanc, sans rature, sans surcharge (Art. R.5132-9 CSP), ceci comme sur un registre comptable des stupéfiants ou sur tout registre officiel.

Ces précisions interdisent au pharmacien d'invoquer, pour justifier un défaut d'inscription, l'intention d'une régularisation ultérieure.
Il ne doit pas y avoir entre chaque inscription d'espace susceptible d'être rempli par la suite. Si le pharmacien désire laisser un tel espace pour une présentation plus claire, il doit annuler d'un trait la ligne inutilisée.
Classiquement les ratures indispensables sont admises dans les actes à condition qu'elles permettent de compter le nombre de mots rayés et qu'il en soit porté indication en marge.
Aucune mention ne doit être ajoutée postérieurement à l'inscription initiale.

Dans la pratique, on voit souvent les médicaments classés comme stupéfiants ou soumis à la réglementation des stupéfiants soulignés ou transcrits en rouge sur le livre-registre classique d‘ordonnances alloué depuis l'informatisation des officines aux préparations magistrales. Il ne s'agit pas là d'une obligation, mais d'un moyen commode d’avoir une transcription spécifique sur le même registre et de repérer en fin de mois les sorties de ces produits afin de les reporter sur le registre comptable des stupéfiants.
S'il peut être utile d'inscrire en toutes lettres sur l'ordonnancier les quantités de stupéfiant prescrites, les textes n'en font pas une obligation.
Rien ne semble empêcher la tenue de plusieurs ordonnanciers à l'officine.

Les personnes « habilitées à exécuter les ordonnances ou les commandes comportant des médicaments » peuvent procéder aux inscriptions sur l'ordonnancier (Art.R.5132-9 CSP), ce qui semble réserver cet acte aux seuls pharmaciens, préparateurs et étudiants bénéficiant des prérogatives de ces derniers.

Une erreur s'est glissée sur cette fiche ou vous pensez qu'elle n'est plus à jour ? Vous pouvez nous en informer.